Правила оформления документов

1. Чем следует руководствоваться при подготовке документов?

Часто люди составляют документы точно не зная, чем следует руководствоваться при их подготовке. Набирают много шаблонов, примеров, но нужно следовать Правилам составления документов. Соблюдение правил обеспечивает единый, унифицированный порядок подготовки документов, показывает ответственное и серьезное отношение лиц, учреждений или организаций к подготовке документов. Правильно подготовленный документ – это Ваша визитная карточка, доказывающая Вашу ответственность и кропотливость. Вы можете подготовить множество очень дорогих и сложных визитных карточек, но они мгновенно могут потерять свой солидный имидж, если Вы своему партнеру по деловому общению или бизнес-партнеру отправите беспорядочно или неправильно оформленный документ. Правила оформления документов – это словно этикет составления документов, так что оформлять документы нужно ответственно, потому что это не только форма передачи информации, но и возможность представления себя. В наше время, когда документы все чаще отправляются в электронном формате, они создают первоначальное представление о Вас. Отлично знакомо изречение: человека встречают по одежке, а провожают по уму. В эпоху информационных технологий встречают по форме документа, а впечатление о Вас формируется в соответствии с его содержимым.
Из чего состоит заголовок документа?

Заголовок документа, как правило, состоит из названия документа (решение, постановление, указ, декрет, протокол, сертификат, квитанция, НДС счет-фактура, накладная, коносамент, или др.).

2. Как пишется название составителя документа?
Правила гласят, что название составителя документа пишется под гербом или торговым знаком. Если торговый знак находится в левой стороне документа, то название составителя документа пишется рядом с ним. Когда в документе нет реквизитов герба или товарного знака, название составителя документа располагается под верхним полем документа. Название составителя документа пишется заглавными жирными, более крупными, чем другие реквизиты, буквами, продольным центрированным образом. При наличии нескольких составителей документа, их названия располагаются одно под другим и отделяются друг от друга не меньшим, чем одинарным интервалом. Название составителя документа в документах, отправленных иностранным корреспондентам, может быть написано не только на литовском, но и на выбранном иностранном языке и расположено под названием составителя документа, написанном на литовском языке.
Название должно соответствовать законодательством установленному названию. Если составителем документа является зависимое интегральное учреждение или структурное подразделение учреждения, тогда в названии указывается и зависимость.

3. Какие реквизиты указываются в документах?
В правилах подготовки документов сказано, что в документах, в зависимости от назначения, указываются следующие реквизиты: герб государства Литвы или самоуправления или торговый знак, данные учреждения, адресат, названия составителя документа, номер регистрации документа, место составления документа, текст документа, ссылка составителя документа, ссылка поиска документа, метка правдивости, специальная метка, подпись, дата документа, метка приложения и так далее.

4. Что составляет реквизит подписи?
Реквизит подписи состоит из названия должности, подписи, имя и фамилии лица, подписавшего документ.

5. Как пишется дата документов?
Дата документа пишется группами арабских цифр или смешанным способом:
При написании даты группами арабских цифр группы цифр, означающие год, месяц и день, выделяются с помощью тире. Если месяц или день – однозначные числа, перед ними пишется ноль, например: 2015-11-07.
При написании даты в комбинированной форме, указывается цифра года и аббревиатура слова «год» – «г», название месяца, цифра дня и сокращение слова «день» – «д». Однозначные числа дня записываются без нуля, например:14 марта 2015.
Дата документа пишется под названием документа продольным способом в центре. В письмах дата пишется в правой стороне документа под реквизитом данных учреждения или, если данные учреждения указываются в нижних полях документа, – справа под названием составителя документа.

6. Что пишется в ссылке составителя документа?
В ссылке составителя документа пишется имя подготовившего документ лица (буква имени) и фамилия, контактная информация (номера телефонов, факсов, адрес электронной почты).
Кто такой составитель документа?
Составитель документа – коллегиальное учреждение, заведение, его структурное подразделение, руководитель учреждения или любой другое лицо, имеющие установленные законом уполномочия составлять документы.
7. Из чего состоят документы учреждения?
Документы учреждения включают в себя правовую форму юридического лица, офис, контактную информацию (номера телефонов, факсов, адрес электронной почты, другую необходимую информацию), название реестра, в котором собираются и хранятся данные, наименование, код юридического лица, код плательщика НДС, если юридическое лицо является плательщиком налога НДС.
Какие требования предъявляются к тексту документа?
К тексту документа предъявляются следующие требования:
Первые строки в обзацах текста пишутся с одинаковым, не более, чем 22 мм отступом от левого поля документа.
Текст может быть изложен в свободной форме, разделен разделами, подразделами, параграфами, пунктами и подпунктами.
Разделы и главы обозначаются римскими цифрами и имеют названия. Названия пишутся жирным шрифтом заглавными буквами продольным образом в центре и отделяются от текста не менее, чем одинарным интервалом.
Подразделы не нумеруются, названия подразделов пишутся жирным шрифтом продольным образом в центре и отделены от текста не менее, чем одинарным интервалом.

8. Что такое реквизит документа?
Реквизит – неотъемлемая часть содержания документа или элемент оформления процедур, связанных с документом.

9. Каковы реквизиты правовых актов?
Реквизиты правовых актов следующие: герб или торговый знак, название составителя документа, название документа, дата документа, регистрационный номер, место составления документа, текст и подпись.

10. Как размещаются реквизиты документов?
Каждый реквизит размешается в установленном месте в документе, а также отделен от вышеуказанных реквизитов не менее, чем одинарным интервалом.
11. Как пишется герб или торговая марка государства Литвы или самоуправления?

Правила гласят, что герб или торговая марка государства Литвы или самоуправления размещается продольно по центру в начале документа под верхним краем. Торговый знак может быть размещен в верхней части документе в левой стороне, оставляя поля.
Герб и торговый знак в документе рядом друг с другом не пишутся.
12. Где пишется адресат документа?
Согласно правилам, адресат пишется после реквизита данных учреждения или, когда данные учреждения расположены в нижней части документа – под названием составителя документа, в соответствии со следующими требованиями:
Адресат пишется в левой части документа угловым способом. Если указывается несколько адресатов, они располагаются один за другим и отделены запятой или не менее, чем одинарным интервалом.
Адресат пишется в дательном падеже, например:
Министерству иностранных дел республики Литвы
Адресат может быть указан обобщенно, например:
Окружной суд
Если документ отправляется по списку адресатов, на месте реквизита адресата пишется «По спискy адресатов». Каждому адресату с отправляемым документом может быть отправлен список адресатов.

13. Что представляет собой регистрационный номер документа?
Регистрационный номер документа состоит из идентификационного знака реестра и серийного номера регистрации документа в реестре документов. В документе согласно регистрационному номеру пишется сокращение слова «номер» – «№», например: № V1-159 (V1 – идентификационный знак реестра документов, 159 – серийный номер регистрации документа в этом реестре).

14. Что представляет собой реквизит подписи документа?
Реквизит подписи составляет название должности, подпись, имя и фамилия лица, подписавшего документ. Реквизит подписи располагается после текста документа в соответствии с этими требованиями. Название должности начинают писать от левого края, имя и фамилия пишется в той же строке в правой стороне, подпись в середине строки. Когда документ будет подписан не только одним из сотрудником учреждения, реквизиты подписи располагаются друг за другом согласно должностям лиц, подписывающих документ, и отделены друг от друга не менее, чем одинарным интервалом. Когда документ подписан несколькими главами учреждений, реквизиты подписи располагаются друг за другом в порядке расположения названий составителей документа и отделены друг от друга не менее, чем одинарным интервалом. Когда документ подписывается не руководителем, а в соответствии с законодательством другим лицом (замещающим руководителя, выполняющим функции руководителя и т.п.), то это указывается в реквизите подписи.
15. Что пишется в ссылке составителя документа?
В ссылке составителя документа пишется имя лица, составившего документ (буква имени) и фамилия, контактная информация (номера телефонов, факсов, адрес электронной почты). Ссылки на создателя размещаются в конце документа в левой стороне выше нижних краев.
Что является приложением документа?
Приложение документа – отдельно оформленная составная часть текста. В тексте документа приложение, как правило, указывается в скобочках, вставив слово «приложение», и если документ имеет более, чем одно приложение, его серийный номер. Приложение может быть дополнено следующими реквизитами: визами, ссылкой для поиска документа, ссылкой составителя, если составитель ссылки не является составителем основного документа.
16. Что такое информационные документы?
Информационные документы – документы учреждений, которые будут отправлены, и внутренние документы, содержащие информацию или данные, связанные с деятельностью учреждения, факты, события, связи с другими учреждениями (документы, справки, акты, протоколы и т.д.).

17. Что такое экспертиза ценности документов и каковы сроки их хранения?
Экспертиза ценности документов – процесс оценки документов и отбора, чтобы принять решение хранить или уничтожить. Документы архивного фонда Литвы бывают постоянного хранения, длительного (от 10 до 100 лет) и временного (до 10 лет) хранения. Сроки хранения документов устанавливаются, выполнив экспертизу их ценности согласно нормативным документам, утвержденным департаментом архивов Литвы. Ее проводят комиссии составителей фондов или хранителей, создаваемые руководителем учреждения. Уничтожать документы учреждений без экспертизы их ценности запрещается. Государственные учреждения систем архивов имеют право проверять, верно ли выполнена экспертиза ценности документов. Если нашли нарушения, они могут запрещать уничтожать документы. Время хранения постоянных документов в государственных учреждениях, передающих документы в государственные архивы на государственное хранение, следующее: общие административные документы – 15 лет, секретные административные документы – 30 лет, документы гражданского реестра, судебные дела, ипотека, документы кадров – 75 лет, научные, технические, творческие – 15 лет (Департамент архивов Литвы время хранения этого типа документов может продлить или сократить).

18. По каким критериям значимости оцениваются документы?
Документы оцениваются по следующим критериям: удовлетворяют административные и информационные потребности учреждения, обеспечивают доказательства деятельности учреждения, обеспечивают обязательства и законные интересы лиц, связанных с деятельностью учреждения, могут быть пригодны для исследования, предоставляют информацию о правах учреждения, обязанностях, политике, деятельности, связях и интересах в научных и культурных целях.
19. Что такое бланк документа?
Бланк документа – лист бумаги установленного формата с размещенными реквизитами для оформления документа, связанные с составителем документа, имеющим законодательные полномочия.

КОНЦЕПЦИЯ ДОКУМЕНТОВ. КЛАССИФИКАЦИЯ

Perevod.lt команда в своей работе постоянно сталкивается с различными документами, поэтому мы хотели бы обсудить ключевые аспекты концепции и классификации документов.

С различными документами мы регулярно и часто сталкиваемся. Каждый человек, приходящий в этот мир, становится потребителем и переносчиком различной информации. Он на первом этапе своей жизни сталкивается с носителями, на которых фиксируется определенная информация, то есть документами. Одним из первых документов является карточка рождения. Она вешается новорожденному на руку и шею. Такая информация очень точна и кратка. Впоследствии человека сопровождает другой важный документ первого этапа жизни – свидетельство о рождении. Этот документ свидетельствует об идентичности человека. На первом этапе человеческой жизни встреченные документы являются официальными и первичными. Почти каждый день, на каждом шагу человеку необходимы документы. Эти документы являются неотъемлемой частью нашей жизни, потому что без них мы не можем себе представить ежедневных планов, расписаний. Наиболее важные факты человеческой жизни, как правило, фиксируются в документах, определенных носителях информации. После смерти человека делаются фотографии, регистрируются различные факты человеческой жизни. Человек просто живет среди документов. Хочет ли он этого или нет, документы его окружают, заполняют его пространство. Очевидно, что документы необходимы во всех областях жизни и деятельности человека и в других целях. Без них невозможно управление, развитие науки, культуры и отраслей экономики, без них не было бы истории. В сфере науки документы необходимы не только в качестве источника информации, но в некоторых областях они являются объектом исследования. Исторические документы имеют неоценимое значение для науки, основные источники по истории, культурное и историческое наследие нации. Документы для работников управления – это важный инструмент для планирования некоторых действий управления, принятия решений и фиксирования действия управления, для компьютерного специалиста – это носитель информации, источник информации. Большая часть документов становится актуальной и необходимой только, когда возникают конкретные проблемы, связанные с деятельностью в определенной области, а часть документов так и остается непознанной и непонятой. Люди постоянно и повсеместно пользуются документами. В мире насчитывается очень большое разнообразие типов документов, по форме или носителю. Концепция документов в разные исторические периоды в основном зависит от материальных объектов (глиняная плитка, папирус, бумага), на которых можно было фиксировать некоторые знания и опыт. Позже с развитием науки и техники, появились новые носители информации, поэтому понятие документа расширилось. Документом начали называть не только всю печатную информацию, но и информацию на других носителях. Это означает, что документом является на любом материальном носителе содержащаяся информация, зафиксированная при помощи определенной системы знаков, которая может передаваться в пространстве и времени. В последнее время распространен электронный формат документа.
Определения документов:
• документ – это носитель, на котором фиксируется определенная информация (энциклопедический словарь «Книговедения»);
• документ – носитель, содержащий информацию, предназначен для хранения и использования («Словарь терминов по библиотечному делу и библиографии»).
Концепция документа многогранна. Чаще всего с традиционной точки зрения документом, как правило, называют определенную форму фиксации информации, имеющей логическое, смысловое и графическое выражение. Термин «документ» включает в себя все существующие и будущие методы фиксации различной социальной информации на носителях для того, чтобы сохранить ее и передать другим, использовать для определенных целей.
Как правило, в документах находится для определенного субъекта (лица, организации, страны) важная информация.
Документы классифицируются:
• В зависимости от носителей – бумажные и электронные документы.
• В зависимости от типа информации – текстовые, аудио, графические (изображение).
• В зависимости от области – политические, экономические и юридические документы.
Слово «документ» появилось намного позже, чем первые письменные источники, которые сейчас называют документами. Термин «документ» происходит от латинского языка. Документ [лат. Documentum – поучительный пример; свидетельство, доказательство].
письменное свидетельство определенной информации, удостоверение;
некоторый материальный объект (бумага, рисунок, фотография, кинолента), на котором записаны некоторые знания и информация.
Вот еще несколько определений:
Документ – в процессе деятельности юридического или физического лица записанная информация, независимо от способа ее представления, формы и носителя.
Официальный документ – с деятельностью учреждения или организации связанный или ими подготовленный или полученный документ, включенный в систему учета документов в офисе или организации.
Документы деятельности – государственными или муниципальными органами, учреждением или предприятием, государственным уполномоченным лицом, неправительственной организацией, частным юридическим лицом в ходе деятельности составленные, утвержденные, полученные, у других юридических или физических лиц перенятые определенные документы.
Управление документами – область внутренней администрации государственных или муниципальных органов власти, учреждений или предприятий, государственного уполномоченного лица, неправительственной организации, частного юридического лица, которая включает в себя подготовку определенных документов, управление, учет и хранение.
На самом деле, все документы, составленные в процессе деятельности учреждений, делятся на системы с точки зрения того, какую область деятельности учреждения они отображают. Все документы по управлению делятся на две основные группы: 1) правовые акты, 2) подготовленные в учреждении документы.
Правовые акты – выпускаемые лицом, имеющим полномочия, установленные коллегиальными органами или правовыми актами, резолюции, решения, указы, постановления и ими утвержденные положения, правила, программы и другие важные документы.
Важно подчеркнуть, что резолюции, решения, указы, постановления, в основном, предназначены для осуществления общественных или внутренних административных задач. В них запечатлено выполнение работы и ее результаты. Положения, правила, программы устанавливают нормы осуществления законов и других правовых актов. В них устанавливается, кто, что и как должен выполнять.
Чаще всего в учреждении или организации готовятся внутренние документы и документы для отправления, которые предоставляют различную информацию или данные и фиксируют с деятельностью учреждения связанные определенные факты, события, связи с другими учреждениями. Такие документы содержат данные, используемые в будущей деятельности. Это документы, справки, акты, протоколы, служебные отчеты и другие документы.
Текст подготавливаемых учреждениями документов может содержать вводную часть и повествование. Обычно в вводной части указывается правовая основа создания документа и (или) действий, например: в вводный части акта может быть указан правовой акт, согласно которому составлена комиссия, пишутся имена и фамилии членов комиссии. В повествовательной части могут быть описаны факты, события, обстоятельства и так далее.
Текст документов, подготовленных учреждениями, может быть в свободной форме, если иные правовые акты не устанавливают определенные требования для изложения текста в документе. Если документ содержит таблицы, графики, диаграммы, они могут быть представлены в тексте документа или оформлены в виде приложений документа. Кроме того, подготовленные документы могут быть дополнены следующими реквизитами: гербом или торговым знаком, специальной меткой, резолюцией, адресатом, меткой утверждения документа (когда утверждается подписью руководителя учреждения), визами, ссылкой поиска документа, ссылкой составителя документа. Текст документа для обоснования предоставленных в нем фактов или аргументов может быть дополнен другими документами или копиями документов, выписками или иной документацией.
При подготовке документов текст документа (таблицы, графики или др.) располагается под заголовком, в правовых актах (положения, правила, программы или др.) – после реквизита названия документа, в других документах – после реквизитов даты документа и регистрационного номера или места заключения.
В связи с событиями, которые в настоящее время наблюдаются в мире в области работы с документами, появилось новое определение понятия документа: «Документ – носитель информации и постоянные данные, который записаны на этом носителе, а также могут быть прочитаны человеком или компьютером.»
С понятием документ связаны и такие термины, как документация, документооборот и делопроизводство.
Документация по управлению деятельности – это подготовка документов определенной формы, относящихся к какой-нибудь функции управления. Управление документооборотом от подготовки или получения до выполнения их задач и вставки документов в дело называется оборотом документов. Делопроизводство и является деятельностью учреждения, связанной с документацией деятельности по управлению информацией и организацией работы с документами (по-другому – документооборот).

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Как правило, все документы, с целью обработки информации классифицируются в соответствии с различными характеристиками. Научная классификация документов достаточно запутанная, потому что они имеют разнообразную и многогранную внутреннюю структуру. Наиболее часто классифицируют в соответствии со следующими критериями: содержание документа, их назначение, цель и метод фиксации информации.
Понятно, что классификация документов – их деление на определенные группы в зависимости от общих характеристик. Чаще всего выделяют два основных признака:
– содержание документа (тип информации);
– форма документа (способ фиксации информации).
Проблема классификации содержимого документа всегда была актуальной, поэтому сейчас она является одной из наиболее проанализированных в этой области науки. Классифицировать стараются параллельно с появлением новых потребностей человечества и общих научных достижений в области исследования документов. Содержание документа описывают четыре основных критерия: характер изложения, лингвистические-терминологические особенности (научные, образовательные, профессиональные, популярные), тип документально фиксированной информации (производственная, официальная и т.д.), структура документа (порядок изложения – разделы, подразделы и т.д.). Наиболее распространенными по характеру содержания являются иерархические и деловые классификации документа.
Классификация документов по назначению – как правило, тема дискуссий. Каждый документ имеет ряд задач и выполняет определенные функции в обществе. По этой причине документы могут быть классифицированы в зависимости от общественного назначения: обучающие, научные, официальные, производственные, информационные, научно-популярные.
Согласно способу фиксации информации документы можно разделить на: письменные (печатные и рукописные), электронные, воспроизводимые, визуальные, звуковые.
Документы также классифицируются на группы (системы) в соответствии с характером информации, содержащейся в них. Например, в документах фиксируется бухгалтерский учет, планирование, статистика, информация материального характера, социальной безопасности, технических поставок, торговли, техническая и другая информация. Создано около 20 единых систем документации, то есть подготовлена наиболее краткая, удобная, более оптимальная, единая форма предоставления информации для решения конкретных задач управления документами.
Система организационных упорядоченных документов обычно отличается от других систем (бухгалтерский учет, статистика, торговля и так далее) тем, что она применяется во всех учреждениях и организациях.
Понятно, что в системе организационных регулятивных документов с помощью документов осуществляется общая функция, то есть выполняется организация процесса управления. Например, деятельность всех учреждений по управлению выражается регулятивными документами, ход заседаний, совещаний, встреч, собраний, конференций фиксируется в конкретных протоколах, информация передается в письменных документах, и так далее. В области кадрового менеджмента в настоящее время используются унифицированные формы документов, такие как анкеты, презентации, приказы, просьбы, графики отпусков. Вместо многих документов, с помощью которых решались вопросы по кадрам учреждения, осталось 18 унифицированных форм. Унифицированные формы документов могут быть использованы в обычной автоматизированной обработке данных.
По другому признаку классификации – способу фиксации информации – документы могут быть разделены на визуальные и аудио-визуальные.
Визуальные документы человек обычно воспринимает глазами, читая их или глядя на них. Визуальные документы классифицируются на текстовые и графические документы. Графические документы – схемы, чертежи, рисунки, диаграммы, фотографии. Тексты визуальных документов могут быть написаны от руки или на компьютере и сделаны их копии с помощью определенных средств.
Аудиальные документы (также известные как фонодокументы) – это документы, в которых записана звуковая информация, которая воспроизводится и передается благодаря специальному оборудованию.
Аудиовизуальные документы – это документы, в которых записана звуковая информация вместе с изображением, которая воспроизводится при помощи определенных современных или других средств.
Документы классифицируются и в соответствии с другими характеристиками. В учреждениях и организациях, как правило, составляются и так называемые внутренние и внешние документы. Внутренние документы составляются в процессе управления учреждения. Эти различные организационные документы – уставы, инструкции, правила, которые описывают цели учреждения, компетенции, задачи, права и обязанности работников. Организационные документы – регулятивными документами утвержденные другие правовые акты, устанавливающие нормы осуществления законов и других правовых актов (положения, устав, правила, регламенты и т.д.).
Еще один важный тип внутренних документов – регулятивные документы. Регулятивные документы – коллегиальными органами, руководителями учреждений и другими государственными служащими, имеющими предоставленные правовыми актами полномочия, издаваемые правовые акты для осуществления функций общественного или внутреннего управления (резолюции, решения, указы, постановления и т.д.). В соответствии с требованиями документации регулятивные документы оформляются на бланке. Бланк печатается на листе бумаги формата A4 или A5 и имеет следующие реквизиты: герб или торговый знак и название составителя документа. Составителем регулятивных документов может быть коллегиальное учреждение, руководитель учреждения, другой, обладающий законодательными полномочиями издавать регулятивные документы служащий. Содержание регулятивных документов излагается в тексте, который может быть разделен на пункты, их абзацы и подпункты. Текст должен быть кратким, четким и логичным.
В нем не должно быть фактов и описания ситуаций, замечаний, отдельно указанных ссылок для основ и приложений. В тексте впервые упоминаемое название не может быть сокращено, кроме случае, когда предоставляется ссылка на название источника официальной публикации. Конец текста организационных документов отмечается горизонтальной линией, проведенной после текста в середине.
Кроме того, пишутся объяснительные, служебные отчеты, акты и др. Эти документы не передаются в другие учреждения, а используются только для внутренних дел учреждения. Между тем, благодаря внешним документам обмениваются информацией, отвечают на запросы, предложения.
Документы бывают типичными и индивидуальными. Типичные документы составляются для государственных учреждений одного вида (например, типичные положения промышленных предприятий) или для какого-либо вида работы (примерная инструкция делопроизводства). Содержание индивидуальных документов каждый раз оригинальное и является результатом творческой работы должностного лица. Необходимые реквизиты оформляются в соответствии с установленными правилами.
Существуют также общественные, тайные и предназначенные для служебного использования документы. На таких документах, как правило, делается определенная надпись – «Секретный», «Использовать на службе» и т.п., которая называется грифом. Документами для служебного использования могут пользоваться все сотрудники учреждения и организации, но они не должны быть опубликованы в прессе или в другом месте. Секретными документами может пользоваться адресат и исполнитель; между тем с содержанием полностью конфиденциальных документов имеет право ознакомиться только адресат.
В зависимости от юридической силы существуют реальные и фиктивные документы. Реальные документы составляются в соответствии с действующими правовыми нормами и правилами оформления документов. Фиктивные – это такие документы, форма и содержание которых не соответствует действительности.
В большинстве случаев в конце года в делопроизводстве учреждений или организаций проводится экспертиза ценности документа, во время которой отбираются документы временного, длительного и неопределенного срока хранения. Документы временного хранения – это такие, которые хранятся в учреждениях до 10 лет. Одним из таких типов документов длительного хранения являются кадровые документы. Документы неопределенного срока хранения передаются на государственное хранение.
В 1874 году появилась десятичная система классификации документов. Она был создана в США председателем союза библиотекарей.
Все документы были разделены на 10 систем, которые затем были введены в использование.
В настоящее время десятичная система используется в библиотеках. С ее помощью составляются картотеки в библиотеках.
Стандарт – это такая установленная государственная норма, которую необходимо соблюдать.
В 1972 году в Литве был выпущен первый стандарт организационных документов, с 1975 года он стал обязательным.
Стандарт определяет, сколько составных частей должно быть в документе, сколько реквизитов, как они должны быть расположены, как должны быть оформлены, какие должны быть поля, лист бумаги и т.д.
Стандартизация документов – очень важный фактор, влияющий на производительность.
Документы, как правило, пишутся на стандартных листах бумаги. Форматы листа делятся на 2 ряда – А и Б. А ряд – основной, B – дополнительный.
Система форматов листа следующая: существуют различные размеры листа бумаги, а лист меньшего размера получается путем деления листа большего формата на половину (согнутый по длинной стороне).
Начальный А формат А 0 равен 1 м2 (841 х 1 189 мм).
• A 1 = 594 x 841
• A 2 = 420 x 594
• A 3 = 297 x 420
• A 4 = 210 x 297
• A 5 = 148 x 210 и т.д.
Буква А (или Б) в этом случае указывает ряд, цифра – сколько раз лист бумаги нулевого формата был сложен пополам. Например, лист бумаги А4 размера получается разделив лист A 0 формата на 4 части.
В делопроизводстве используется бумага форматов А4 и А5:
– На листах А 4 пишутся документы.
– Листы А5 формата используются для той же цели в тех случаях, когда лист А4 формата для записи информации слишком большой.
Бумага А ряда используется не только в документах управления, но и в другой документации; на ней публикуются рукописи для издательств и так далее.
Размер формата вспомогательного B ряда (B 0) отличается. Из бумаги и картона этого формата, как правило, сделаны сшиватели и конверты, карточки каталогов.
Стандарт форматов бумаги – международный. Использование стандартной бумаги связано с эффективным использованием копировальной техники, формированием файлов, их хранением в государственных архивах или архивах учреждения.
Для удобства применяется унификация документов. Унификация документов – это единство всех документов в соответствии с составом информации или данных и форме документа.
Одна из главных целей унификации документов – определить документы, необходимые для конкретной функции управления.
Основные виды документов: книги, неопубликованные документы, нормативная техническая документация, патентная документация, аудиовизуальные документы, публикации, архивные документы, электронные документы, рукописи. Все документы в широком смысле можно разделить на первичные и вторичные. Такое разделение документов условное. Первичным документом называется любой материальное носитель, напрямую фиксирующий результат определенной деятельности. Вторичный документ – это конечный результат анализа и синтеза первичного документа.
Совокупность первичных документов – поток первичных документов в социальной среде. Функционирование документа может быть охарактеризовано тремя основными этапами: подготовка документа, распространение и использование. Все эти этапы тесно связаны друг с другом. Их совокупность образует поток документов. Могут быть миллионные библиотечные фонды, но документы, которые не используются, потоком не являются.
Сформированный поток документов попадает конечному потребителю. Посредниками между документами и пользователями могут быть информационные центры, библиотеки, интернет и т.д. В библиотеках, информационных центрах и др. потоки из исходных документов анализируются, обрабатываются и, таким образом, получается поток вторичных документов. Упомянутые классификации документов обычно используются для классификации первичных документов.
Вторичные документы могут быть составлены для того, чтобы ориентировать пользователей в потоке документов или данных и информации.
Для того, чтобы помочь пользователям ориентироваться в многочисленных документах, первичные документы обрабатываются, давая им общую характеристику, то есть, составляются вторичные документы (библиографический обзор, библиографическое описание, библиографический указатель, аннотация, каталоги). Эти документы также называют библиографическими.
Для того, чтобы помочь пользователям ориентироваться в потоке знаний и информации, первичные документы обрабатываются, выбирая из них теории, факты, идеи, концепции, и так далее, позже подготавливаются вторичные документы (рефераты, рецензии, аннотации).
Таким образом, можно выделить следующие первичные документы: книги, научно-исследовательские отчеты, технические методологии и инструкции, публикации и статьи, переводы, аудиовизуальные документы, метрологии и строительную документацию, архивные документы и рукописи, диссертации, прайс-листы, промышленные каталоги, технические задания, материал конференций и семинаров, стандарты, диссертации, отчеты о командировках, предложения по улучшению, рукописи, чертежи и проекты, аналитические обзоры, патенты, планы научных публикаций, приказы, первичные источники в интернете.
Можно выделить такие вторичные документы: информационные публикации (энциклопедии, словари, справочники), обзоры, базы данных, каталоги библиотек и издательств, журналы рефератов, указатели, вторичные интернет-источники.