DOKUMENTŲ RENGIMO TAISYKLĖS

1. Kuo vadovautis, rengiant dokumentus?

Dažnai žmonės rengia dokumentus tiksliai nežinodami, kuo reikia vadovautis, juos rengiant. Prisirenka daug šablonų, pavyzdžių, bet reikėtų vadovautis Dokumentų rengimo taisyklėmis. Taisyklės užtikrina unifikuotą, suvienodintą dokumentų rengimo tvarką, rodo asmens, įstaigos ar organizacijos atsakingą ir neatsainų požiūrį į dokumentų rengimą. Taisyklingai parengtas dokumentas – tai tarsi Jūsų preciziškos atsakomybės ir kruopštumo vizitinė kortelė. Galima atsispausdinti aibę labai brangių ir įmantrių vizitinių kortelių, bet jos vienu akimirksniu gali netekti savo solidaus įvaizdžio, jeigu savo dalykinio bendravimo ar verslo partneriui nusiųsite netvarkingai ar netinkamai parengtą dokumentą. Dokumentų rengimo taisyklės – tai tarsi dokumentų rengimo etiketas, todėl tikrai vertėtų dokumentus rengti atsakingai, nes tai ne tik informacijos perteikimo forma, bet ir savęs pristatymo galimybė. Šiais laikais, kai dokumentai vis dažniau siunčiami elektroniniu formatu, jie sukuria pirminį įvaizdį apie Jus. Puikiai žinome posakį: žmogų pasitinka pagal aprangą, o išlydi pagal protą. Informacinių technologijų laikais, ko gero, reikėtų sakyti, kad pasitinkama pagal dokumento formą, o įspūdį apie Jus susidaro pagal jų turinį.

Kas sudaro dokumento pavadinimą?

Dokumento pavadinimą įprastai sudaro dokumento rūšies pavadinimas (sprendimas, nutartis, nutarimas, dekretas, įsakymas, protokolas, pažyma, kvitas, PVM sąskaita-faktūra, važtaraštis, lydraštis ar kita) ir antraštė.

2. Kaip rašomas dokumento sudarytojo pavadinimas?

Taisyklėse nurodoma, kad dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas po herbu arba prekių ženklu. Jei prekių ženklas yra dokumento kairėje pusėje, dokumento sudarytojo pavadinimas išdėstomas šalia jo. Kai herbo arba prekių ženklo rekvizito dokumente nėra, dokumento sudarytojo pavadinimas išdėstomas po dokumento viršutine parašte. Dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas didžiosiomis paryškintomis, gali būti didesnėmis negu kitų rekvizitų, raidėmis, išilginiu centruotu būdu. Kai yra keletas dokumento sudarytojų, jų pavadinimai išdėstomi vienas po kitu ir vienas nuo kito atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu. Dokumento sudarytojo pavadinimas užsienio korespondentams siunčiamuose dokumentuose gali būti rašomas ne tik lietuvių, bet ir pasirinkta užsienio kalba ir išdėstomas po lietuvių kalba parašytu dokumento sudarytojo pavadinimu.
Pavadinimas turi atitikti teisės aktuose nustatytą pavadinimą. Kai dokumento sudarytojas yra priklausomybės santykiais neatsiejama įstaiga ar įstaigos struktūrinis padalinys, tuomet pavadinime nurodoma ir priklausomybė.

3. Kokie rekvizitai nurodomi dokumentuose?

Dokumentų rengimo taisyklėse pasakyta, kad dokumentuose, priklausomai nuo paskirties, nurodomi šie rekvizitai: Lietuvos valstybės ar savivaldybės herbas arba prekių ženklas, įstaigos duomenys, adresatas, dokumento sudarytojo pavadinimas, dokumento registracijos numeris, dokumento sudarymo vieta, dokumento tekstas, dokumento rengėjo nuoroda, dokumento paieškos nuoroda, tikrumo žyma, specialioji žyma, parašas, dokumento data, priedo žyma ir kt.

4. Kas sudaro parašo rekvizitą?

Parašo rekvizitą sudaro dokumentą pasirašančio asmens pareigų pavadinimas, parašas, vardas ir pavardė.

5. Kaip rašoma dokumentų data?

Dokumento data rašoma arabiškų skaitmenų grupėmis arba mišriuoju būdu:
Rašant datą skaitmenų grupėmis, metus, mėnesį ir dieną reiškiančios skaitmenų grupės skiriamos brūkšneliais. Jei mėnesį ar dieną reiškia vienaženkliai skaičiai, prieš juos rašomas nulis, pvz.: 2015-11-07.
Rašant datą mišriuoju būdu, nurodomas metų skaitmuo ir žodžio „metai“ santrumpa „m.“, mėnesio pavadinimas, dienos skaitmuo ir žodžio „diena“ santrumpa „d.“. Vienaženkliai dienos skaitmenys rašomi be nulio, pvz.: 2015 m. kovo 14 d.
Dokumento data rašoma po dokumento pavadinimu išilginiu centruotu būdu. Raštuose data rašoma dokumento dešinėje pusėje po įstaigos duomenų rekvizitu arba, jei įstaigos duomenys nurodomi dokumento apatinėje paraštėje, – dešinėje pusėje po dokumento sudarytojo pavadinimu.

6. Kas rašoma dokumento rengėjo nuorodoje?

Dokumento rengėjo nuorodoje rašomi dokumentą parengusio asmens vardas (vardo raidė) ir pavardė, kontaktinė informacija (telefono, fakso numeriai, elektroninio pašto adresas).
Kas yra dokumento sudarytojas?
Dokumento sudarytojas – kolegiali institucija, įstaiga, jos struktūrinis padalinys, įstaigos vadovas ar kitas teisės aktų nustatytus įgaliojimus sudaryti dokumentus turintis asmuo.

7. Kas sudaro įstaigos dokumentus?

Įstaigos dokumentus sudaro juridinio asmens teisinė forma, buveinė, kontaktinė informacija (telefono ir fakso numeriai, elektroninio pašto adresas, kita reikalinga informacija), registro, kuriame kaupiami ir saugomi duomenys, pavadinimas, juridinio asmens kodas, pridėtinės vertės mokėtojo kodas, jei juridinis asmuo yra pridėtinės vertės mokesčio mokėtojas.
Kokie reikalavimai taikomi dokumento tekstui?
Dokumento tekstui taikomi tokie reikalavimai:
Teksto pastraipų pirmosios eilutės pradedamos rašyti vienodu, ne didesniu kaip 22 mm atstumu nuo dokumento kairiosios paraštės.
Tekstas gali būti dėstomas laisva forma, skirstomas skyriais, skirsniais, poskyriais, punktais ir jų pastraipomis, punktų papunkčiais.
Skyriai ir skirsniai žymimi romėniškais skaitmenimis iš eilės ir turi pavadinimus. Pavadinimai rašomi didžiosiomis paryškintomis raidėmis išilginiu centruotu būdu ir atskiriami nuo teksto ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu.
Poskyriai nenumeruojami, poskyrių pavadinimai rašomi paryškintomis raidėmis išilginiu centruotu būdu ir atskiriami nuo teksto ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu.

8. Kas yra dokumento rekvizitas?
Rekvizitas – dokumento turinio sudedamoji dalis ar su dokumentu susijusių procedūrų įforminimo elementas.

9. Kokie yra teisės aktų rekvizitai?
Teisės aktų rekvizitai yra šie: herbas arba prekių ženklas, dokumento sudarytojo pavadinimas, dokumento pavadinimas, dokumento data, registracijos numeris, dokumento sudarymo vieta, tekstas, parašas.

10. Kaip išdėstomi dokumentų rekvizitai?

Kiekvienas rekvizitas išdėstomas nustatytoje dokumento vietoje ir atskiriamas nuo aukščiau esančių rekvizitų ne mažesniu, kaip vienos eilutės intervalu.

11. Kaip rašomas Lietuvos valstybės ar savivaldybės herbas arba prekių ženklas?

Taisyklėse nurodoma, kad Lietuvos valstybės ar savivaldybės herbas arba prekių ženklas išdėstomas išilginiu centruotu būdu dokumento pradžioje po viršutine parašte. Prekių ženklas gali būti išdėstytas dokumento viršuje kairėje pusėje, paliekant paraštę.
Herbas ir prekių ženklas dokumente vienas šalia kito nenaudojami.

12. Kur rašomas dokumento adresatas?

Vadovaujantis taisyklėmis, adresatas rašomas po įstaigos duomenų rekvizitu arba, kai įstaigos duomenys išdėstyti dokumento apatinėje paraštėje, – po dokumento sudarytojo pavadinimu pagal šiuos reikalavimus:
Adresatas rašomas nuo dokumento kairiosios paraštės kampiniu vėliaviniu būdu. Jei nurodomi keli adresatai, jie išdėstomi vienas po kitu ir skiriami kableliais arba atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu.
Adresatas rašomas naudininko linksniu, pvz.:
Lietuvos Respublikos užsienio reikalų ministerijai
Adresatas gali būti nurodomas apibendrintai, pvz.:
Apylinkių teismams
Kai dokumentas siunčiamas pagal adresatų sąrašą, adresato rekvizito vietoje rašoma „Pagal adresatų sąrašą“. Kiekvienam adresatui su siunčiamu dokumentu gali būti siunčiamas adresatų sąrašas.

13. Kas sudaro dokumento registracijos numerį?

Dokumento registracijos numerį sudaro dokumentų registro identifikavimo žymuo ir dokumento registravimo dokumentų registre eilės numeris. Dokumente prieš registracijos numerį rašoma žodžio „numeris“ santrumpa „Nr.“, pvz.: Nr. V1-159 (V1 – dokumentų registro identifikavimo žymuo, 159 – dokumento registravimo šiame registre eilės numeris).

14. Kas sudaro dokumento parašo rekvizitą?

Parašo rekvizitą sudaro dokumentą pasirašančio asmens pareigų pavadinimas, parašas, vardas ir pavardė. Parašo rekvizitas išdėstomas po dokumento tekstu pagal šiuos reikalavimus. Pareigų pavadinimas pradedamas rašyti nuo kairiosios paraštės, vardas ir pavardė rašomi tos pačios eilutės dešinėje pusėje, pasirašoma eilutės viduryje. Kai dokumentą pasirašo ne vienas tos pačios įstaigos darbuotojas, parašo rekvizitai išdėstomi vienas po kitu pagal pasirašančių asmenų einamas pareigas ir vienas nuo kito atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu. Kai dokumentą pasirašo kelių įstaigų vadovai, parašo rekvizitai išdėstomi vienas po kitu dokumento sudarytojų pavadinimų išdėstymo eilės tvarka ir vienas nuo kito atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu. Kai dokumentą pasirašo ne vadovas, o teisės aktų nustatyta tvarka kitas asmuo (pavaduojantis vadovą, atliekantis vadovo funkcijas ar kita), tai nurodoma parašo rekvizite.

15. Kas rašoma dokumento rengėjo nuorodoje?

Dokumento rengėjo nuorodoje rašomi dokumentą parengusio asmens vardas (vardo raidė) ir pavardė, kontaktinė informacija (telefono, fakso numeriai, elektroninio pašto adresas). Dokumento rengėjo nuoroda išdėstoma dokumento pabaigoje, kairėje pusėje virš apatinės paraštės.
Kas yra dokumento priedas?
Dokumento priedas yra atskirai įforminta dokumento teksto sudedamoji dalis. Dokumento tekste priedas paprastai nurodomas skliausteliuose įrašant žodį „priedas“ ir, jei dokumentas turi daugiau nei vieną priedą, jo eilės numerį. Priedas gali būti papildomas šiais rekvizitais: vizomis, dokumento paieškos nuoroda, rengėjo nuoroda, jei priedo rengėjas nėra pagrindinio dokumento rengėjas.

16. Kas yra informaciniai dokumentai?

Informaciniai dokumentai – įstaigų siunčiamieji ir vidaus dokumentai, kuriuose pateikiama informacija ar duomenys, fiksuojami su įstaigos veikla susiję faktai, įvykiai, ryšiai su kitomis įstaigomis (raštai, pažymos, aktai, protokolai ir kt.).

17. Kas yra dokumentų vertės ekspertizė ir kokie jų saugojimo terminai?

Dokumentų vertės ekspertizė – dokumentų įvertinimo ir atrankos saugoti ar naikinti procesas. Lietuvos archyvų fondo dokumentai yra nuolatinio, ilgo (nuo 10 iki 100 metų) ir laikino (iki 10 metų) saugojimo. Dokumentų saugojimo terminai nustatomi darant jų vertės ekspertizę pagal Lietuvos archyvų departamento patvirtintus norminius dokumentus. Ją atlieka fondų sudarytojų ar laikytojų ekspertų komisijos, sudaromos institucijos vadovo. Naikinti institucijų dokumentus be jų vertės ekspertizės draudžiama. Valstybinės archyvų sistemos įstaigos turi teisę tikrinti, ar teisingai atlikta dokumentų vertės ekspertizė. Jeigu rasta pažeidimų, jos gali uždrausti naikinti dokumentus. Nuolatinio saugojimo dokumentų saugojimo laikas valstybės institucijose, perduodančiose dokumentus į valstybinius archyvus valstybiniam saugojimui, yra: bendrosios raštvedybos dokumentų – 15 metų, slaptosios raštvedybos dokumentų – 30 metų, civilinės metrikacijos, teismo bylų, hipotekos, kadrų dokumentų – 75 metai, mokslo, technikos, kūrybos dokumentų – 15 metų (Lietuvos archyvų departamentas šios rūšies dokumentų saugojimo laiką gali pratęsti arba sutrumpinti).

18. Pagal kokius jų rekšmingumo kriterijus vertinami dokumentai?

Dokumentai vertinami pagal šiuos kriterijus: tenkina įstaigos administravimo ir informacinius poreikius, užtikrina įstaigos veiklos įrodymus, užtikrina su įstaigos veikla susijusių asmenų prievoles ir teisėtus interesus, gali būti tinkami tyrimams atlikti, suteikia informaciją apie įstaigos teises, pareigas, politiką, veiklą, ryšius, interesus mokslo ir kultūros tikslais.

19. Kas yra dokumento blankas?

Dokumento blankas – nustatyto formato popieriaus lapas su išdėstytais dokumento įforminimo rekvizitais, susijusiais su dokumento sudarytoju, turinčiu teisės aktų suteiktus įgaliojimus.

DOKUMENTŲ SAMPRATA. KLASIFIKAVIMAS

Perevod.lt komanda savo darbe nuolat susiduria su įvairiais dokumentais, todėl ir norėtume aptarti dokumentų sampratos ir klasifikavimo pagrindinius aspektus.
Su įvairiais dokumentais susiduriama nuolat ir dažnai. Kiekvienas žmogus, ateidamas į šį pasaulį, tampa įvairios informacijos vartotoju bei skleidėju. Jis pirmajame savo gyvenimo etape susiduria su laikmenomis, kuriose fiksuojama tam tikra informacija, tai yra dokumentais. Vienas iš pirmųjų dokumentų yra gimimo kortelė. Ji pakabinama naujagimiui ant rankos ir kaklo. Tokia informacija pasižymi dideliu glaustumu bei tikslumu. Vėliau individą lydi dar vienas svarbus pirmojo gyvenimo etapo dokumentas – gimimo liudijimas. Šis dokumentas liudija žmogaus tapatybę. Pirmajame žmogaus gyvenimo etape sutikti dokumentai yra oficialūs, pirminiai. Beveik kiekvieną dieną, kiekviename žmogaus žingsnyje yra būtini dokumentai. Šie dokumentai tampa neatsiejama mūsų gyvenimo dalimi, kadangi be jų neįsivaizduojame savo dienotvarkės, planų. Svarbesni žmogaus gyvenimo faktai paprastai yra fiksuojami dokumentuose, tam tikrose laikmenose. Žmogui mirus, daromos nuotraukos, fiksuojami įvairūs žmogaus gyvenimo faktai. Žmogus tiesiog gyvena tarp dokumentų. Nori jis to ar ne, dokumentai apsupa jį, užtvindo jo erdvę. Akivaizdu, kad dokumentai būtini visose žmogaus gyvenimo veiklos ir kitose srityse. Be jų neįmanomas valdymas, mokslo, kultūros, ūkio šakų raida, be jų nebūtų ir istorijos. Mokslo srityje dokumentai būtini ne tik kaip informacijos šaltinis, bet kai kurioms mokslo sritims jie yra ir tyrinėjimo objektas. Istorijos mokslui dokumentai yra neįkainojami, pagrindiniai istorijos šaltiniai, kultūrinis ir istorinis tautos paveldas. Valdymo darbuotojams dokumentai – tai tam tikrų valdymo veiksmų planavimo, sprendimų priėmimo ir valdymo veiksmų fiksavimo svarbi priemonė, kompiuterinių specialistui – tai informacijos laikmena, informacijos šaltinis. Didelė dalis dokumentų tampa aktualūs ir reikalingi tik tada, kai iškyla specifinės problemos, susijusios su tam tikros srities veikla, o dalis dokumentų taip ir lieka nepažinti bei nesuvokti. Žmonės nuolat ir visur naudojasi dokumentais. Pasaulyje priskaičiuojama labai didelė įvairovė dokumentų rūšių, formos ar laikmenos atžvilgiu. Dokumento sąvoka įvairiais istoriniais laikotarpiais daugiausia priklausė nuo materialių objektų (molio plytelė, papirusas, popierius), kuriuose buvo galima fiksuoti tam tikras žinias ir patirtį. Vėliau plėtojantis mokslui ir technikai, atsirado naujos informacijos laikmenos, todėl dokumento sąvoka išsiplėtė. Dokumentu pradėta vadinti ne tik visą spausdintą informaciją, bet ir informaciją kitose laikmenose. Tai reiškia, kad dokumentas yra bet kokioje materialioje laikmenoje esanti informacija, užfiksuota tam tikra ženklų sistema, kuri gali būti perduodama erdvėje ir laike. Pastaruoju metu įsigalėjo elektroninis dokumento formatas.
Dokumento apibrėžimai:
• dokumentas – tai laikmena, kurioje fiksuojama tam tikra informacija („Knygotyros“ enciklopedinis žodynas);
• dokumentas – medžiaginė laikmena, kurioje įrašyta informacija, skirta saugoti ir vartoti („Bibliotekininkystės ir bibliografijos terminų žodynas“).
Dokumento sąvoka yra daugiareikšmė. Dažniausiai tradiciniu požiūriu dokumentas paprastai suprantamas kaip tam tikra informacijos fiksavimo forma, turinti loginę, semantinę ir grafinę išraišką. Sąvoka „dokumentas“ apima visus esamus ir būsimus įvairios socialinės informacijos fiksavimo laikmenose būdus siekiant ją išsaugoti, perduoti kitiems ir panaudoti tam tikrais tikslais.
Paprastai dokumentuose yra išdėstoma tam tikram subjektui (asmeniui, organizacijai, valstybei) svarbi informacija.
Dokumentai yra klasifikuojami:
• Pagal laikmenas – popieriniai ir elektroniniai dokumentai.
• Pagal informacijos pobūdį – tekstiniai, garsiniai, grafiniai (vaizdiniai).
• Pagal sritį – politiniai, ekonominiai, teisiniai dokumentai.
Žodis ,,dokumentas“ atsirado daug vėliau, negu pasirodė pirmieji raštai, kurie dabar vadinami dokumentais. Dokumento sąvoka kilusi iš lotynų kalbos. Dokumentas [lot. documentum — pamokantis pavyzdys; liudijimas, įrodymas]:
raštiškas kokios nors informacijos paliudijimas, pažymėjimas;
tam tikras materialus objektas (popierius, piešinys, nuotrauka, kino juosta), kuriame užfiksuotos kokios nors žinios bei informacija.
Štai dar keli apibrėžimai:
Dokumentas – juridinio ar fizinio asmens veiklos proceso metu užfiksuota informacija, nepriklausomai nuo jos pateikimo būdo, formos ir laikmenos.
Oficialus dokumentas – su įstaigos ar organizacijos veikla susijęs jos parengtas ar gautas dokumentas, įtrauktas į įstaigos ar organizacijos dokumentų apskaitos sistemas.
Veiklos dokumentai – valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės, valstybės įgalioto asmens, nevalstybinės organizacijos, privataus juridinio asmens vykdant veiklą sudaryti, patvirtinti, gauti, iš kitų juridinių ar fizinių asmenų perimti tam tikri dokumentai.
Dokumentų valdymas – valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės, valstybės įgalioto asmens, nevalstybinės organizacijos, privataus juridinio asmens vidaus administravimo sritis, kuri apima tam tikrų dokumentų parengimą, tvarkymą, apskaitą bei saugojimą.
Iš tikrųjų visi dokumentai, sudaryti įstaigų veiklos proceso metu, yra skirstomi į sistemas pagal tai, kokią įstaigos veiklos sritį jie atspindi. Visi valdymo veiklos dokumentai skirstomi į dvi pagrindines grupes: 1) teisės aktus, 2) įstaigos rengiamus dokumentus.
Teisės aktai – kolegialios institucijos ar teisės aktų nustatytus įgaliojimus turinčio asmens leidžiami nutarimai, sprendimai, įsakymai, potvarkiai ir jais tvirtinami nuostatai, taisyklės, programos ir kiti svarbūs dokumentai.
Svarbu pabrėžti, kad nutarimai, sprendimai, įsakymai, potvarkiai paprastai yra skirti viešojo ar vidaus administravimo funkcijoms įgyvendinti. Juose įforminamas darbo atlikimas ir jo rezultatai. Nuostatai, taisyklės, programos nustato įstatymų ir kitų teisės aktų įgyvendinimo normas. Juose numatoma kas, ką ir kaip turi dirbti.
Dažniausiai įstaigoje ar organizacijoje rengiami siunčiamieji ir vidaus dokumentai, kuriuose pateikiama įvairi informacija ar duomenys bei fiksuojami su įstaigos veikla susiję tam tikri faktai, įvykiai, ryšiai su kitomis įstaigomis. Tokiuose dokumentuose yra duomenys, naudojami būsimoje veikloje. Tai raštai, pažymos, aktai, protokolai, tarnybiniai pranešimai ir kiti dokumentai.
Įstaigos rengiamų dokumentų tekstas gali susidėti iš įvadinės ir dėstomosios dalių. Įvadinėje dalyje paprastai nurodomas dokumento sudarymo ir (ar) veiksmų teisinis pagrindas, pvz.: akto įvadinėje dalyje gali būti nurodytas teisės aktas, kuriuo sudaryta komisija, surašomi komisijos narių vardai ir pavardės. Dėstomojoje dalyje gali būti aprašomi faktai, įvykiai, aplinkybės ir pan.
Įstaigos rengiamų dokumentų tekstas gali būti laisvos formos, jei kiti teisės aktai nenustato konkrečių dokumento teksto dėstymo reikalavimų. Jei dokumente yra lentelių, grafikų, schemų, jos gali būti pateikiamos dokumento tekste arba įforminamos kaip dokumento priedai. Be to, rengiami dokumentai gali būti papildomi šiais rekvizitais: herbu arba prekių ženklu, specialiąja žyma, rezoliucija, adresatu, dokumento tvirtinimo žyma (kai tvirtinama įstaigos vadovo parašu), vizomis, dokumento paieškos nuoroda, dokumento rengėjo nuoroda. Dokumento tekstas jame pateiktiems faktams ar argumentams pagrįsti gali būti papildomas pridedamais dokumentais ar dokumentų kopijomis, išrašais, nuorašais ar kitais dokumentais.
Rengiant dokumentus, dokumento tekstas (lentelė, grafikas ar kita) išdėstomas po antrašte, teisės aktuose (nuostatuose, taisyklėse, programose ar kita) – po dokumento pavadinimo rekvizitu, kituose dokumentuose – po dokumento datos ir registracijos numerio arba po sudarymo vietos rekvizitais.
Turint omenyje naujoves, kurios šiuo metu stebimos pasaulyje darbo su dokumentais srityje, atsirado ir naujas dokumento sąvokos apibrėžimas: “Dokumentas – informacijos laikmena ir pastovūs duomenys, kurie yra užfiksuoti šioje laikmenoje, kuriuos gali perskaityti žmogus arba kompiuteris”.
Su dokumento sąvoka susiję ir tokie terminai, kaip dokumentavimas, dokumentų apyvarta ir raštvedyba.
Valdymo veiklos dokumentavimas – tai apibrėžtos formos dokumentų, susijusių su kuria nors valdymo funkcija, rengimas. Dokumentų tvarkymas nuo rengimo arba gavimo iki jų užduočių atlikimo ir įdėjimo į bylą vadinamas dokumentų apyvarta. Raštvedyba ir yra įstaigos veikla, susijusi su informacijos valdymo veiklos dokumentavimu ir darbo su dokumentais organizavimu (kitaip – dokumentų apyvarta).

DOKUMENTŲ KLASIFIKAVIMAS

Paprastai visi dokumentai informacinio apdorojimo tikslu klasifikuojami pagal įvairius požymius. Dokumentų mokslinis klasifikavimas gana painus, kadangi jie turi įvairią ir daugialypę vidinę struktūrą. Dažniausiai klasifikuojama pagal šiuos požymius: dokumento turinį, jų paskirtį, informacijos fiksavimo būdą.
Aišku, kad dokumentų klasifikavimas – jų skirstymas į tam tikras grupes pagal bendrus požymius. Dažniausiai išskiriami du pagrindiniai pažymiai:
– dokumento turinys (informacijos pobūdis);
– dokumento forma (informacijos fiksavimo būdas).
Dokumentų turinio klasifikavimo problema visada buvo aktuali, todėl šiuo metu yra viena iš geriausiai išnagrinėtų šioje mokslo srityje. Klasifikuoti stengiamasi lygiagrečiai su atsirandančiais žmonijos naujais poreikiais ir bendrais moksliniais laimėjimais dokumentų tyrimo srityje. Dokumento turinį nusako keturi pagrindiniai kriterijai: išdėstymo pobūdis, lingvistiniai-terminologiniai ypatumai (mokslinė, mokymo, profesinė, populiari), fiksuojamos dokumente informacijos rūšis (gamybinė, oficiali ir kt.), dokumento struktūra (dėstymo tvarka – skyriai, poskyriai ir kt.). Labiausiai paplitusios pagal turinio požymį yra hierarchinės ir dalykinės dokumentų klasifikacijos.
Dokumentų klasifikavimas pagal paskirtį – paprastai diskusinė tema. Kiekvienas dokumentas turi tam tikrus uždavinius ir atlieka tam tikras funkcijas visuomenėje. Dėl šios priežasties dokumentai gali būti klasifikuojami pagal visuomeninę paskirtį: mokymo, mokslinius, oficialiuosius, gamybinius, informacinius, mokslo populiariuosius.
Pagal informacijos fiksavimo būdą dokumentai gali būti skirstomi į: rašytinius (spaudinius ir rankraštinius), elektroninius, reprodukuotus, regimuosius, garsinius.
Dokumentai taip pat klasifikuojami į grupes (sistemas) pagal informacijos, esančios juose, pobūdį. Pavyzdžiui, dokumentuose fiksuojama buhalterinės apskaitos, planavimo, statistikos, materialinio pobūdžio, socialinės saugos, techninio tiekimo, prekybos, techninė ir kitokia informacija. Yra sukurta apie 20 unifikuotų dokumentų sistemų, tai yra parengta kuo trumpesnė, patogesnė, optimalesnė, suvienodinta informacijos pateikimo forma konkrečiam dokumentų valdymo uždaviniui spręsti.
Organizacinių tvarkomųjų dokumentų sistema paprastai skiriasi nuo kitų sistemų (buhalterinės apskaitos, statistikos, prekybos ir pan.) tuo, kad ji taikoma visose įstaigose ir organizacijose. Akivaizdu, kad organizacinių tvarkomųjų dokumentų sistemoje dokumentais vykdoma bendra funkcija, tai yra atliekamas valdymo proceso organizavimas. Pavyzdžiui, visų įstaigų valdymo veikla išreiškiama tvarkomais dokumentais, posėdžių, pasitarimų, susirinkimų, konferencijų eiga fiksuojama specialiuose protokoluose, informacija perduodama raštais, ir pan. Kadrų valdymo srityje šiuo metu yra naudojamos unifikuotos dokumentų formos, tokios kaip anketos, pristatymai, įsakymai, prašymai, atostogų grafikai. Vietoj daugybės dokumentų, kuriais buvo tvarkomi įstaigos kadrų klausimai, liko 18 unifikuotų formų. Unifikuotų formų dokumentus galima naudoti tradiciniam automatizuotam duomenų apdorojimui.
Pagal dar vieną klasifikavimo požymį – informacijos fiksavimo būdą – dokumentai gali būti skirstomi į vizualinius ir audiovizualinius.
Vizualinius dokumentus žmogus paprastai suvokia akimis, juos skaitydamas ar žiūrėdamas į juos. Vizualiniai dokumentai klasifikuojami į tekstus ir vaizdinius dokumentus. Vaizdiniai dokumentai – schemos, brėžiniai, piešiniai, diagramos, fotografijos. Vizualinių dokumentų tekstai gali būti parašyti ranka arba kompiuteriu ir padauginti tam tikromis priemonėmis.
Audialiniai dokumentai (dar kitaip vadinami fonodokumentais) – tai dokumentai, kuriuose užfiksuota garsinė informacija, kuri yra atgaminama ir perduodama specialia aparatūra.
Audiovizualiniai dokumentai – tai dokumentai, kuriuose užfiksuota garsinė informacija kartu su vaizdu, kuri yra atgaminama tam tikromis šiolaikinėmis priemonėmis ar kt.
Dokumentai klasifikuojami ir pagal kitus požymius. Įstaigose ir organizacijose paprastai rengiami vadinamieji vidaus ir išorės dokumentai. Vidaus dokumentai surašomi įstaigos valdymo proceso metu. Tai įvairūs organizaciniai dokumentai – įstatai, instrukcijos, nuostatai, kuriuose apibūdinami įstaigos tikslai, kompetencija, uždaviniai, darbuotojų teisės ir pareigos. Organizaciniai dokumentai – tvarkomaisiais dokumentais tvirtinami kiti teisės aktai, nustatantys įstatymų ir kitų teisės aktų įgyvendinimo normas (nuostatai, įstatai, taisyklės, reglamentai ir kt.).
Kita svarbi vidaus dokumentų rūšis – tvarkomieji dokumentai. Tvarkomieji dokumentai – kolegialių institucijų, įstaigų vadovų, kitų teisės aktų suteiktus įgaliojimus turinčių valstybės tarnautojų leidžiami teisės aktai viešojo ar vidaus administravimo funkcijoms įgyvendinti (nutarimai, sprendimai, įsakymai, potvarkiai ir kt.). Pagal dokumentų rengimo reikalavimus tvarkomieji dokumentai įforminami blanke. Blankas spausdinamas A4 ar A5 formato popieriaus lape ir turi šiuos rekvizitus: herbą arba prekių ženklą ir dokumento sudarytojo pavadinimą. Tvarkomųjų dokumentų sudarytojas gali būti kolegiali institucija, įstaigos vadovas, kitas teisės aktų suteiktus įgaliojimus leisti tvarkomuosius dokumentus turintis tarnautojas. Tvarkomųjų dokumentų turinys dėstomas tekstu, kuris gali būti skirstomas punktais, jų pastraipomis ir punktų papunkčiais. Tekstas turi būti glaustas, aiškus, logiškas. Jame negali būti faktų ir situacijų aprašymo, pastabų, atskirai nurodomų pagrindų ir priedų nuorodų. Tekste pirmą kartą minimas pavadinimas negali būti trumpinamas, išskyrus atvejus, kai pateikiama nuoroda į oficialaus paskelbimo šaltinio pavadinimą. Organizacinių dokumentų teksto pabaiga žymima horizontaliu brūkšniu, kuris brėžiamas po tekstu, ties jo viduriu.
Be to, rašomi pasiaiškinimai, tarnybiniai pranešimai, aktai ir pan. Šie dokumentai į kitas įstaigas neperduodami, o naudojami tik įstaigos vidaus reikalams. Tuo tarpu išorės dokumentais keičiamasi informacija, atsakoma į prašymus, pasiūlymus.
Dokumentų būna tipinių ir individualių. Tipiniai dokumentai sudaromi vienos rūšies valstybės įstaigoms (pvz., tipiniai pramonės įmonių nuostatai) arba kokiai nors darbo rūšiai (pavyzdinė raštvedybos instrukcija). Individualių dokumentų turinys kiekvieną kartą, yra originalus, yra asmens ar pareigūno kūrybinio darbo rezultatas. Būtini rekvizitai įforminami pagal nustatytas taisykles.
Taip pat yra viešų, slaptų ir tarnybinio naudojimo dokumentų. Ant tokių dokumentų paprastai daromas tam tikras užrašas – “Slaptas”, “Naudotis tarnyboje” ar pan., kuris vadinamas grifu. Tarnybinio naudojimo dokumentais gali naudotis visi įstaigos ar organizacijos darbuotojai, bet šie dokumentai neturi būti skelbiami spaudoje ar kitur. Slaptais gali naudotis adresatas ir vykdytojas; tuo tarpu su visiškai slaptų dokumentų turiniu turi teisę susipažinti tik adresatas.
Pagal juridinę galią yra tikrų ir fiktyvių dokumentų. Tikri dokumentai rengiami pagal galiojančias teisės normas ir atitinkantys dokumentų įforminimo taisykles. Fiktyvūs – tokie dokumentai, kurių forma ir turinys neatitinka tikrovės.
Dažniausiai pasibaigus tam tikriems raštvedybos metams, įstaigose ar organizacijose atliekama dokumentų vertės ekspertizė, kurios metu atrenkami laikino, ilgo ir neterminuoto saugojimo dokumentai. Laikino saugojimo dokumentai tokie, kurie saugomi įstaigose iki 10 metų. Viena ilgo saugojimo dokumentų rūšis yra kadrų dokumentai. Neterminuoto saugojimo dokumentai perduodami valstybiniam saugojimui.
1874 metais atsirado dešimtainė dokumentų klasifikavimo sistema. Ją sukūrė JAV bibliotekininkų sąjungos pirmininkas.
Visi dokumentai tuomet buvo suskirstyti į 10 sistemų, kurios vėliau buvo pradėtos naudoti.
Šiuo metu dešimtainė sistema naudojama bibliotekose. Jos pagalba sudaromos bibliotekose kartotekos.
Standartas – tai tokia nustatyta valstybinė norma, kurios reikia laikytis.
1972 m. Lietuvoje buvo išleistas pirmasis organizacinių dokumentų standartas, nuo 1975 m. tapo privalomu.
Standartas numato, kiek sudėtinių dalių turi būti dokumente, kiek rekvizitų, kaip jie turi būti išdėstomi, kaip jie turi būti įforminami, kokios turi būti paraštės, popieriaus lapas ir t.t.
Dokumentų standartizavimas – labai svarbus darbo našumą įtakojantis veiksnys.
Dokumentai paprastai rašomi standartiniuose popieriaus lapuose. Popieriaus formatai skirstomi į 2 eiles – A ir B. A eilė – pagrindinė, B pagalbinė.
Popieriaus formatų sistema yra tokia. Yra įvairaus dydžio popieriaus lapų. Mažesnio dydžio lapas gaunamas, dalijant didesnio formato lapą pusiau (lenkiama per ilgesniąją kraštinę).
Pradinis A eilės formatas A 0 lygus 1 m2 (841 x 1189 mm).
• A 1 = 594 x 841
• A 2 = 420 x 594
• A 3 = 297 x 420
• A 4 = 210 x 297
• A 5 = 148 x 210 ir t.t.
Raidė A (arba B) šiuo atveju nurodo eilę, o skaitmuo – kiek kartų nulinio formato popieriaus lapas buvo lenkiamas per pusę. Pavyzdžiui, A 4 formato lapas gaunamas, padalijus A 0 formato lapą į 4 dalis.
Raštvedyboje vartojamas A 4 ir A 5 formatų popierius:
– A 4 formato lapuose rašomi dokumentai.
– A 5 formato lapai naudojami tuo pačiu tikslu tais atvejais, kai A 4 formato lapas informacijai užrašyti yra per didelis.
A eilės popierius naudojamas ne tik valdymo, bet ir kitai dokumentacijai; jame spausdinami rankraščiai leidykloms ir pan.
Pagalbinės B eilės pradinio (B 0) formato dydis yra kitoks. Iš šios eilės formatų popieriaus ir kartono paprastai gaminami segtuvai ir vokai, kataloginės kortelės.
Popieriaus formatų standartas – tarptautinis. Standartinio popieriaus naudojimas susijęs su efektyviu kopijavimo technikos naudojimu, bylų formavimu, jų saugojimu įstaigos ir valstybės archyvuose.
Patogumui taikomas dokumentų unifikavimas. Dokumentų unifikavimas – tai yra visų dokumentų suvienodinimas pagal informacijos ir duomenų sudėtį bei dokumentų formą.
Vienas iš pagrindinių dokumentų unifikavimo uždavinių – nustatyti dokumentus, reikalingus konkrečiai valdymo funkcijai.
Pagrindiniai dokumentų tipai: knygos, nepublikuoti dokumentai, normatyvinė techninė dokumentacija, patentinė dokumentacija, garsiniai regimieji dokumentai, leidiniai, archyviniai dokumentai, elektroniniai dokumentai, rankraščiai.
Visi dokumentai plačiausia prasme gali būti skirstomi į pirminius ir antrinius. Toks dokumentų skirstymas yra sąlyginis. Pirminiu dokumentu vadinama bet kokia materiali laikmena, tiesiogiai fiksuojanti tam tikros veiklos rezultatą. Antrinis dokumentas – tai yra pirminio dokumento galutinis analizės ir sintezės rezultatas.
Pirminių dokumentų visuma – pirminių dokumentų srautas socialinėje aplinkoje. Dokumentų funkcionavimą galima apibūdinti trimis pagrindiniais etapais: dokumento rengimu, platinimu ir panaudojimu. Visi šie etapai yra glaudžiai susiję tarpusavyje. Jų visuma sudaro dokumentų srautus. Gali būti milijoniniai bibliotekų fondai, bet nepanaudojami dokumentai nėra srautas.
Suformuotas dokumentų srautas patenka galutiniam vartotojui. Tarpininkai tarp dokumentų ir vartotojų gali būti informacijos centrai, bibliotekos, internetas ir t.t. Bibliotekose, informacijos centruose ir kt. pirminių dokumentų srautai analizuojami, apdorojami ir tokiu būdu gaunamas antrinių dokumentų srautas. Minėtos dokumentų klasifikacijos paprastai naudojamos pirminiams dokumentams suskirstyti.
Antriniai dokumentai gali būti rengiami, norint vartotojus orientuoti dokumentų arba duomenų bei informacijos sraute.
Norint padėti vartotojams orientuotis dokumentų gausybėje, pirminiai dokumentai apdorojami, suteikiant jiems bendrą charakteristiką, tai yra parengiami antriniai dokumentai (bibliografinė apžvalga, bibliografinis aprašas, bibliografinės rodyklės, anotacija, katalogai). Šie dokumentai dar vadinami bibliografiniais.
Siekiant padėti vartotojams orientuotis žinių ir informacijos sraute, pirminiai dokumentai apdorojami, išrenkant iš jų teorijas, faktus, idėjas, koncepcijas, ir pan., vėliau parengiami antriniai dokumentai (referatai, apžvalgos, anotacijos).
Taigi galima išskirti šiuos pirminius dokumentus: knygos, mokslinių darbų ataskaitos, techninės metodikos ir instrukcijos, leidiniai ir jų straipsniai, vertimai, garsiniai regimieji dokumentai, metrologijos ir statybos dokumentacija, archyviniai dokumentai ir rankraščiai, diplominiai darbai, kainoraščiai, pramoniniai katalogai, techninės užduotys, konferencijų ir seminarų medžiaga, standartai, disertacijos, komandiruočių ataskaitos, racionalizaciniai pasiūlymai, rankraščiai, brėžiniai ir projektai, analitinės apžvalgos, patentai, mokslinių darbų planai, įsakymai, pirminiai šaltiniai internete.
Galima išskirti šiuos antrinius dokumentus: informaciniai leidiniai (enciklopedijos, žodynai, žinynai), apžvalgos, duomenų bazės, bibliotekų ir leidyklų katalogai, referatų žurnalai, rodyklės, antriniai interneto šaltiniai